Om vinger aan de pols te houden, is een constante monitoring van de uitvoering nodig en dient regelmatig geëvalueerd te worden.

Coördinatie en afstemming
Het bestuurlijk netwerk dient op de hoogte te zijn welke projecten en initiatieven er lopen en in welke mate zij bijdragen aan de gestelde doelen. Te veel partijen die zich bezighouden met dezelfde doelen en/of doelgroepen kunnen elkaar in de wielen gaan rijden. De coördinatie van de verschillende projecten moet dus goed georganiseerd zijn. Het bestuurlijk netwerk dient ervoor te zorgen hier regelmatig gegevens over te krijgen.

Contact met de uitvoering
In de uitvoering lopen medewerkers vaak aan tegen niet aanwezige randvoorwaarden die op uitvoerend niveau niet zijn op te lossen. Het bestuurlijke netwerk moet dit tijdig teruggekoppeld krijgen, zodat kan worden ingegrepen. Ook hier wordt de belangrijke rol van de linking-pin tussen het beleid en de uitvoering duidelijk.

Meten is weten
De output van projecten, de harde cijfers, zijn belangrijk. Daarmee kunt u de buitenwereld duidelijk maken wat er is bereikt. Voor het creeren, uitbreiden of behouden van politiek draagvlak is het van essentieel belang om feitelijke uitkomsten te kunnen terugkoppelen. Het biedt ook mogelijkheden om het rendement van de verschillende projecten te vergelijken en inzicht te krijgen in wat werkt en wat niet.

Geef vooraf heel duidelijk aan welke gegevens u wanneer verwacht. Maak afspraken over te hanteren meetinstrumenten, alleen dan is vergelijken goed mogelijk. Om effecten te kunnen meten, is een 0-meting nodig, een duidelijk beeld van de beginsituatie. Door na de activiteiten weer te meten, worden de effecten helder.

Belangrijke outputgegevens zijn bijvoorbeeld hoeveel kinderen en jongeren uit de doelgroep worden bereikt en hoe vaak en hoe lang zij hebben deelgenomen aan de activiteiten. Met deze outputgegevens kan worden gekeken naar de outcome: worden de geformuleerde doelen bereikt? Sport de benoemde doelgroep inderdaad structureel meer? Zijn er meer jongeren lid geworden van een sportverenging? Leidt het sporten tot gewichtsafname of tot minder schooluitval?  

Alleen als u duidelijk weet wat welk project bijdraagt aan de gestelde doelen, kunt u beoordelen welke inzet nodig is en naar welke stap u terug moet om de outcome te vergroten.

Evalueren
Ook de processen dienen geëvalueerd te worden, zowel tussentijds als na afloop. Op procesniveau gaat het om hoe de processen in de uitvoering verlopen. Het gaat om zaken als hoe verloopt de samenwerking, is er voldoende deskundig personeel, komen de activiteiten daadwerkelijk van de grond, is er voldoende animo voor de activiteiten, zijn de activiteiten uitdagend maar ook veilig en verantwoord? Zorg voor een terugkoppeling van de gegevens naar bestuurlijk niveau. Evaluatie op procesniveau kan verbeterpunten opleveren die op bestuurlijk niveau kunnen worden opgepakt.